Organisation d'un évènement professionnel : quel budget ?

Vous avez un business, une entreprise, vous souhaitez en apporter de la valeur ! Participer ou mieux, organiser un évènement à votre honneur peut être la solution. Cette opération consiste toutefois à établir un budget, lequel sera considérer comme un investissement. Que vous le planifiez seul ou avec l’aide d’une agence d’organisation d’evenement, votre évènement doit répondre à une vision claire et à objectif précis. Voici quelques points à considérer pour définir le budget de votre futur évènement.

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Posez-vous les bonnes questions

Avant de commencer un projet, il vous faut posez certaines questions faisant appel à la règle des 5W. En commençant par « Who ». Il s’agit de vous poser la question sur à qui s’adresse votre évènement. À vos salariés, à vos clients et fournisseurs ou à vos partenaires. En définissant votre cible, vous avez déjà une petite idée du type d’évènement à préparer ainsi que les activités et animations qui iront avec. De là, un esquisse de budget va émerger de votre tête.

Vient ensuite le « Why ». Cette question permet de vous démontrer l’objectif à atteindre pour cet évènement. Souhaitez-vous sensibiliser vos prospects et clients ? Envisagez-vous de lancer un nouveau produit ? Êtes-vous déterminé à renforcer la connexion de votre équipe ? La vision de votre évènement commence à s’éclaircir davantage.

« What » répond indubitablement au type d’évènement que vous espérez. Salon, séminaire, team building, etc. Cette réponse est aussi indispensable pour définir le budget. Puis, il vous faut savoir « When » ou quand aura lieu l’évènement et « Where » et où sera-t-il organisé. Le lieu où va se dérouler l’évènement est crucial, puisqu’il constitue son âme même. Sa détermination va vous servir à inspirer l’ambiance que vous allez offrir à votre évènement.

Faites une liste des besoins de votre évènement

Une fois que vous avez répondu à toutes les questions, le moment est venu de lister les besoins, puis de les chiffrer. Ainsi, il se pourrait que vous fassiez un déplacement. Dans ce cas, prévoyez les frais qui en découlent. Si le déplacement se fera dans une autre ville, prévoyez les frais d’hébergement pour chacun des participants. Cela inclut évidement les repas. Ici, vous constatez que ce ne sont encore que les dépenses annexes à l’évènement.

Les vraies dépenses vont se concentrer sur les frais des activités à faire, les frais d’animation, les dépenses pour la nourriture et les boissons, les dépenses techniques et matérielles, les frais de personnel, sans oublier les dépenses en communication et marketing. Il vous faut également penser à une marge d’imprévus. Une agence d’organisation d’evenement a souvent pour habitude d’établir un budget planner. Vous pouvez en faire autant en utilisant un outil comme Excel ou Google Sheets.

Vous pouvez voir par vous-même que la définition d’un budget n’est pas une mince affaire. L’assistance d’une agence d’organisation d’evenement est de ce fait de mise. À Lyon, il existe une agence évènementielle lyon qui saura respecter le budget que vous souhaitez fixer pour votre évènement : Au Carré. Fort de ses capacités étonnantes à créer un évènement sur-mesure et à budget maîtrisé, l’agence d’organisation d’evenement est le partenaire qu’il vous faut pour votre prochain Team Building, séminaire, afterwork ou pour votre prochaine soirée d’entreprise.

Confiez à votre agence d’organisation d’evenement toutes les tâches attachées à ce projet. Ainsi, vous pouvez rester tranquille jusqu’à l’atteinte de l’objectif. Votre agence d’organisation d’evenement Au Carré sait en effet vous trouver le lieu idéal ainsi que les animations adaptées. Grâce à ses relations de confiance, l’agence évènementielle lyon agence évènementielle lyon vous propose les meilleurs services d’hébergement, de transport ou encore de traiteur.

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