Les challenges d’un organisateur evenementiel

L’organisateur evenementiel est celui qu’on appelle lorsqu’une entreprise souhaite réaliser un séminaire, un team building, un festival, une inauguration ou fêter son énième anniversaire. Les associations comme les groupements peuvent aussi le solliciter pour ces mêmes raisons. Cependant, parce que les clients et les objectifs qu’ils imposent sont différents, l’organisateur doit faire face à des problèmes qu’il vaut mieux appréhender à l’avance pour ne pas ruiner sa réputation. Voyons donc les challenges les plus courants dans ce métier.

L’encadrement des dépenses

Il est facile de fixer un budget, mais il arrive qu’au cours du processus de planification de l’évènement, l’organisateur evenementiel fait face à des choses inattendues, des circonstances imprévues. Là est donc le souci, puisqu’il a déjà convenu avec le client du respect du budget alloué. Plusieurs solutions peuvent être avancées, mais elles peuvent présenter des écueils.

D’abord, en bon samaritain, l’agence évènementielle lyon peut offrir à son client, en guise de cadeau, certains frais supplémentaires inattendus. Dans ce cas, l’agence peut voir ses bénéfices réduits. Elle peut toutefois les faire facturer en prévoyant dans le contrat, qu’en cas d’éventuels changements sur certains prix, les surplus seront facturés. L’autre solution qui ne nuira ni l’un ni l’autre est la faculté de s’adapter au budget. Il est par exemple possible de réduire telles dépenses au profit de certaines. Bien entendu, la décision sera issue d’un commun accord.

Le manque de temps

Manquer de temps est le pire des défis auxquels une agence évènementielle lyon doit affronter. Le phénomène est néanmoins évitable en laissant une marge de manœuvre dans la chronologie des préparatifs. Il est évident que les tâches sont bien réparties et celles qui sont urgentes sont à privilégier.

Cependant, l’organisateur evenementiel doit aussi s’attendre à ce que ses collaborateurs (fournisseurs, sous-traitants, etc.), dans l’éventualité, rencontrent des soucis au cours de leurs activités. D’où, l’intérêt de donner une marge à la planification de l’évènement. À cela doit s’ajouter l’imposition de délais stricts. Il est parfois nécessaire de ne travailler qu’avec des prestataires qui respectent les mêmes valeurs et les mêmes principes que soi.

La gestion des changements de dernière minute

Certaines circonstances peuvent chambouler le bon déroulement d’un évènement. Souvent, il s’agit des conditions météorologiques changeantes ou encore d’un incident. Et ce sont surtout les évènements qui se déroulent à l’extérieur qui en sont touchés. L’agence évènementielle lyon doit donc prévoir un plan de secours.

Mais en parallèle à ce type d’imprévu, l’organisateur evenementiel doit également se préparer à un changement de dernière minute comme une annulation au dernier moment, à un changement d’horaire ou encore à l’indisponibilité des participants. Il n’y a rien de mieux qu’un bon contrat bien rédigé relatant les solutions à ce genre de problème pour se protéger d’une déception.

La gestion de surplus d’invités

Même si les inscriptions ont été faites à l’avance et même si le nombre d’invitations a été défini, nul ne peut prévoir l’arrivée d’autres invités surprise en masse. C’est un cas d’imprévu typique qu’il est évidemment judicieux de considérer lors de la préparation de l’évènement. Pour l’éviter, l’organisateur evenementiel doit confier à une équipe dédiée de garder un œil sur les réseaux sociaux, sur l’application consacrée à l’évènement ou sur les forums afin de définir approximativement le nombre de personnes qui seront présentes. Ceci afin d’ajuster ses plans.

Ce ne sont là que quelques défis courants auxquels une agence évènementielle lyon comme Au Carré doit appréhender. Heureusement, des astuces existent et elles tournent particulièrement autour d’une bonne communication centralisée et un flux de travail organisé. En même temps, le professionnel se doit aussi d’établir un processus d’organisation évolutif.

Pour des evenements rondement menés, pensez Au Carré.

Au Carré, c’est nous. Une équipe passionnée dans l’organisation evenementielle depuis 2018.

Un evenement Au Carré, c’est quoi ?

Organiser un événement, ne consiste pas seulement à réunir des personnes dans un lieu dédié. Ce serait trop simple. Selon notre point de vue, un événementiel est une opportunité pour raconter une histoire :

• La vôtre…
• Celle de votre entreprise, ou de votre association…
• Celle de votre avenir…

Manifestement, nous nous engageons

Organiser un événement, engage votre réputation, votre image et votre argent. Il est donc important de pouvoir compter sur un organisateur Au Carré, c’est-à-dire fiable et respectueux de ses engagements. Nous avons synthétisé cette volonté d’excellence à travers un manifeste, un engagement moral avant la signature d’un contrat…
Cela nous semblait normal de vous donner envie de nous apprécier, avant de nous connaître :

• Vous appréciez notre sincérité, car être Au Carré, c’est savoir dire non. Si vos attentes ne peuvent être satisfaites par notre savoir-faire, alors nous vous le dirons.
• Vous apprécierez notre indépendance, car être Au Carré, c’est savoir rester libres de ses choix. Nous sommes une agence organisatrice d’evenements indépendantes, et notre volonté est de le rester.
• Vous apprécierez notre ambition, car être Au Carré, c’est assumer de viser loin et de viser haut au bénéfice de nos clients.
• Vous apprécierez d’entreprendre avec nous, car être Au Carré, c’est avancer et grandir ensemble.
• Vous apprécierez notre humanité, car être Au Carré, c’est mettre le vivant au cœur de notre relation, et de votre événement.

Notre palette est large

Vous avez besoin d’organiser un séminaire ? Nous avons le savoir-faire pour qu’il se déroule vite et bien. Vous avez besoin de réunir vos collaborateurs lors d’un team building ? Nous vous proposerons les idées qui marqueront les esprits des membres de votre équipe. Vous avez besoin d’inaugurer un lieu ? De fêter un anniversaire ? De commémorer un événement important ? Alors confiez-nous ces misions, car nous sommes porteurs d’une expérience apte à transcender tous ces evenements.

Maîtriser les coûts

Prévoir un budget est une chose, savoir l’ajuster est une preuve de notre réactivité. Nous avons élaboré un plan de gestion des flux de dépenses qui permet d’attribuer à certains postes plus de moyens, sans pénaliser l’organisation générale de l’événement. La réalité du terrain est ainsi prise en compte dès le premier jour, nous permettant de vous garantir une maîtrise des coûts sans sur-facturation imprévue.

Le temps est précieux et sa disponibilité aléatoire…

Le manque de temps n’est pas une contrainte, mais un défi à relever. On ne peut se targuer d’être une agence evenementielle, sans faire du temps un partenaire. C’est la raison pour laquelle nous réunissons autour de nous des prestataires qui savent anticiper, et s’adapter.

L’impondérable est au cœur de notre métier

Une météo capricieuse, une panne d’électricité, l’indisponibilité d’un intervenant… Organiser un événement consiste aussi à tout prévoir. Nos contrats sont ainsi élaborés afin de bannir l’imprévoyance de votre projet d’événement.

Tous les moyens sont bons…

Par email, ou par téléphone … Tous les moyens sont bons pour nous rencontrer. Si vous souhaitez obtenir rapidement un devis, alors utilisez donc la feuille contact qui vous permettra de nous décrire votre projet. Mais comme nous vous l’avons dit, on apprécie beaucoup de pouvoir discuter de vive voix avec nos futures partenaires…