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organisateur d'événéments Lyon: Au carré

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organisateur d'événéments Lyon : Organiser votre event : assurément une opportunité en vue de dynamiser des employés


Rôles d’une événementiellePour le succès de votre atelier, un assistant événementiel aura à : • Répertorier vos besoins et vos exigences ; • Rechercher et trouver un lieu rêvé pouvant abriter l’événement ;• Préparer les invitations ; • Chercher et contacter tous les artisans de service indispensable au bon déroulement de l’événement ; • Veiller à ce que le devis de chaque société soit dans la bonne marge conformément au budget ; • Mettre en place un programme pour une bonne gestion des intervenants.

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Déterminer le format et la thématique de l’événementOrganiser un atelier professionnel nécessite d’en caractériser le type. Soirée, séminaire, colloque, voyage de motivation, conférence, congrès, il existe diverses catégories d’événement. Pour caractériser le format idéal, prenez en compte deux conditions. Le premier, c’est les objectifs de la manifestation. Par exemple, si vous voulez booster la motivation de votre personnel, un voyage de motivation serait parfait. En revanche, pour le lancement d’un produit, une soirée constitue une option à privilégier. Le second élément à prendre en compte porte sur les invités. calculez le public que vous ciblez. Selon que les invités sont uniquement des membres de la structure, des personnes extérieurs, ou un public mixte composé du personnel et de vos clients, vous n’opterez pas pour le même format. Pour prévoir un atelier professionnel à grande réussite, hormis le format, il faut définir au thème. Le thème choisi doit s’avérer clair et précis. Aussi, il doit fait naitre le désir de adhérer à l’événement. À cette phase, on peut déjà décider des intervenants. Pour une réunion où le public sera constitué uniquement des prospects de la structure, les intervenants doivent être des membres de celle-ci. Par contre, pour un public interne, par exemple pour une série de cours, il reste mieux d’opter pour des intervenants plébiscités.

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Sélectionner le lieu de l’événement le lieu d’un atelier professionnel constitue un facteur clé dans son succès ou son échec. En effet, il transmet un signal sur l’image de la structure. Ainsi, dans le cas d’une conférence à laquelle prennent part des investisseurs, il convient de privatiser un hôtel de luxe. Cette méthode permet à la société de montrer aux investisseurs qu’ils les considèrent. Ces derniers se sentiront plus motivés à prendre part au financement de ses projets. Cependant, il ne s’agit pas de choisir un lieu simplement dans un souci de visibilité. Le plus important reste de trouver l’emplacement qui correspond le mieux pour prévoir l’événement professionnel. Il doit être facilement accessible et, si possible, à proximité du public invité. Pour trouver le site idéal, il est envisageable de lire les offres des hôtels sur Internet et de confronter les prix proposés.

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Comparer les agences pendant l’étape de consultationLa visite est une phase préalable pour garder la meilleure événementielle. Communiquez donc pour commencer, votre cahier de charges ou votre brief aux agences pré-retenues en prenant soin de préciser la majorité des renseignements nécessaires à la création de la cérémonie ( date, lieu, public cible, contraintes, budget, etc. ). une fois briefées, les agences détiennent toutes les solutions nécessaires pour préparer des conseils et des solutions afin de répondre efficacement au cahier des charges. Soyez donc à leur écoute pour toutes leurs préoccupations. Pour une bonne rencontre des contrats, l’idéal serait de bénéficier dans la même journée les agences présélectionnées. Donnez 1 h voire même 1 h 30 à chaque pour la présentation orale de leur ( s ) recommandation ( s ). Un document écrit et détaillé vous sera remis. Vos remarques aideront l’entreprise événementielle à rendre plus fine son offre en fonction du montant, l’hôtellerie, les temps de travail, la destination, etc. Il serait mieux d’évaluer les propositions des agences, en tenant compte d’un certain nombre de critères comme par exemple : l’appréhension de la problématique, le bien-fondé des contrats, l'audace, l’écoute, le respect du montant, le dynamisme de l’agence, la qualité des dossiers, etc. Certains annonceurs choisissent une sélection à deux tours : au premier saut, plusieurs agences sont éliminées pour laisser place à l’affinage des contrats des agences restantes au second saut.

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Effectuer votre selection finalToutes ces phases suivies vous permettront certainement de pointer du doigt une et une seule . Quelle structure à su bien combler vos exigences et vos contraintes ? Laquelle s’est plus montrée ingénieuse et dispose d’une bonne capacité d’adaptation en termes d’activités, de lieu et de destination ? La solution à ces interrogations épaulera à avoir votre assistant professionnel. Aimeriez-vous coopérer avec une qui n’est pas digne de confiance ? Que nenni ! La confiance est indispensable dans la mise en place de projet et il s’avère nécessaire de se sentir rassuré et en confiance avec les employés de l’agence. Au finish, faites-vous confiance en étant impartial et finalité dans vos analyses et ensuite suivez votre intuition.

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