Organiser un séminaire à Lyon : les points clés

Défini comme étant un évènement qui rassemble un groupe de personnes liées par un objectif commun, un séminaire s’organise. Une entreprise ou encore une association peut sentir le besoin de planifier un séminaire. Elle peut l’organiser elle-même, mais le temps peut parfois manquer, sans parler de l’étendue du séminaire, d’où l’intérêt de recourir à une agence évènementielle lyon. Experte en organisation de séminaires lyon, l’agence Au Carré est une référence dans le domaine.

Objectif et cible d’un séminaire

L’organisation d’un séminaire part de la considération de l’objectif et de la cible. Chaque type de séminaire répond à un objectif stratégique différent. Ainsi, un séminaire de formation réunit les collaborateurs d’une entreprise dans l’objectif de les former. Dans la même idée, le séminaire de travail rassemblent les collaborateurs et les intervenants extérieurs afin de discuter d’un projet. D’autres types de séminaires lyon peuvent avoir comme objectifs de motiver ou de renforcer la cohésion d’équipe, de réunir les forces de vente d’une entreprise, de connaître et de savoir piloter les projets, de réunir les dirigeants pour évoquer des décisions stratégiques, etc. L’évènement sera donc organisé en fonction de ces deux critères clés que sont l’objectif et la cible.

Vient ensuite la détermination du budget, du lieu, de la durée ainsi que de l’établissement d’un planning. Les séminaires lyon privilégient de plus en plus l’esprit de cohésion, c’est pourquoi, en plus d’un thème proposé, il est recommandé d’intégrer des activités et des animations entre les séances de discussions. Selon la durée du séminaire, la restauration ainsi que l’hébergement doivent aussi figurer dans la liste à étudier. On peut alors constater qu’il y a beaucoup de points à examiner dans l’organisation de ce type d’évènement. Si le travail est pesant, il est plus sage de le confier à agence évènementielle lyon.

Une entreprise ou une association peut sentir le besoin de planifier un séminaire. Elle peut l’organiser elle-même, mais le temps peut parfois manquer, sans parler de l’ampleur de l’événement, d’où l’intérêt de recourir à une agence événementielle lyon. Experte en organisation de seminaires, l’agence Au Carré est une référence dans toute la vallée du rhone.

Le seminaire, à quoi ça sert ?

Le séminaire a différents objectifs, internes ou externes à la société. Il représente :

• un moyen de séduction envers les clients et les prospects : renforcer l’image de la société vers l’extérieur ;
• un outil de travail : réunir les collaborateurs et le client autour d’un objectif commun ;
• un processus d’amélioration interne : accueillir un nouveau collaborateur, ajouter à la cohésion de groupe ;
• une démarche de formation interne : étendre les compétences des collaborateurs ; ou
• une démarche d’information : informer les fournisseurs sur les méthodes de la société et les briefer sur les process qualité ;
• une étape du plan marketing : rassembler les fournisseurs pour asseoir leur confiance.

Les raisons de faire appel à notre agence événementielle

Une fois qu’il est clairement défini et planifié, un séminaire abouti relève d’une organisation sans failles, au risque d’être ennuyeux, voire non productif.

Les raisons essentielles de vouloir une organisation « Au Carré » sont nombreuses ; chacune justifiant à elle seule la décision de faire appel à nos compétences professionnelles et à notre expérience terrain, qui vont fréquemment au-delà de celles dont dispose nos clients.

De très nombreux paramètres entrent en ligne de compte lorsqu’il s’agit d’organiser un séminaire. L’entreprise doit répondre à des questions incontournables :
Pourquoi ?, Avec qui ? et Dans quel but ? apportent les réponses qui justifient la planification d’un séminaire.
Où ? et Comment ? : justifient de contacter notre agence événementielle.

Si le demandeur organise son premier séminaire, nos experts l’orientent vers les meilleures offres et le meilleur rapport qualité/prix pour chacune des prestations : hébergement, restauration, reunions, activités annexes ou intervention d’un prestataire de service lors d’une conférence.
Attention à ne pas oublier qu’un supplément de budget lié aux dépenses imprévues est nécessaire.

La détermination du budget, du lieu, de la durée ainsi que de l’établissement du planning est du ressort de notre agence d’evenements. Les séminaires privilégient de plus en plus l’esprit de cohésion. C’est pourquoi, en plus d’un thème proposé, il est recommandé d’intégrer des activités et des animations entre les séances de discussions.

Selon la durée du séminaire, la restauration ainsi que l’hébergement figurent également sur la liste des points à étudier.
On peut conclure que la variété des tâches dans l’organisation de ce type d’événement est pesante et qu’il est plus sage de les confier à notre agence événementielle.

La rédaction du cahier des charges : exposition des contraintes et des obligations

Le séminaire se définit donc comme un événement qui rassemble un groupe de personnes liées par un objectif commun. La rédaction d’un cahier des charges permet de lister l’ensemble des contraintes et des obligations liées à sa réalisation.

Les participants

Le nombre de participants, ainsi que leur profil sont essentiels. Le séminaire est censé répondre aux attentes de tous, ce qui passe par la prise de connaissance des centres d’intérêt de chacun. C’est un élément qui prend une importance toute particulière si le séminaire ne regroupe qu’un petit nombre de personnes dans une tranche d’âge déterminée.

Les contraintes de structure

• Salle de reunion : capacité d’accueil (mètres carrés) suffisante pour le nombre de personnes (débout ou assises), disposition des tables et des sièges en U,
• salle commune ou salle de repos : fauteuils, canapés, machine à café, bouilloire et sachets de thé, jus de fruits, jeux (baby foot, jeu de cartes, etc.),
• espace détente extérieur : promenades, jeux de ballon, etc.

Faire le choix du meilleur lieu

Le lieu adapté pour un séminaire est celui qui répond aux exigences du « cahier des charges » établi entre le demandeur (société ou association) et notre agence d’evenements. Une fois encore, nous sommes présents pour sélectionner le meilleur hotel en centre ville, le chateau perdu dans la campagne ou l’auberge isolée du monde.

Chacun de ces lieux doit disposer de salles de reunion ou de conférences, avec une estrade, des tables, des sièges, du matériel vidéo, un éclairage suffisant, le Wi-Fi, des prises électriques en nombre, des outils de vidéo conférence, etc.

Objectif et cible d’un séminaire

L’organisation d’un séminaire part de la considération de l’objectif et de la cible. Chaque type de séminaire répond à un objectif stratégique différent. Ainsi, un séminaire de formation réunit les collaborateurs d’une société dans l’objectif de les former. Dans la même idée, le séminaire de travail rassemble les collaborateurs et les intervenants extérieurs afin de discuter d’un projet. D’autres types de seminaires peuvent avoir comme objectifs de motiver ou de renforcer la cohésion d’équipe, de réunir les forces de vente internes, de connaître et de savoir piloter les projets, de réunir les dirigeants pour évoquer des décisions stratégiques, etc. L’événement sera donc organisé en fonction de ces deux critères clés que sont l’objectif et la cible.

Les séminaires risquent d’être ennuyeux, voire non productifs s’ils sont mal organisés. Si le demandeur a, ne serait-ce qu’un petit doute, il vaut mieux faire appel « Au Carré ». L’agence événementielle où plusieurs têtes pensantes s’investissent pour la réussite de l’événement. Chacun dans sa spécialité, allant de l’étude de la nature même du séminaire, à la préparation des repas et collations, sans oublier l’organisation des animations et des activités ludiques qui accompagnent ou font suite aux diverses reunions et conférences.

Et après les seminaires à Lyon ?

Nous jugeons utile de ne rien négliger. Afin de déterminer si l’objectif a réellement été atteint et si les participants sont satisfaits, notre agence Au Carré prévoit un plan d’évaluation dès la mise en place du concept.
Des formulaires de satisfaction sont émis à destination des participants. Au format papier ou en version numérique, ils sont à compléter et à rendre très rapidement, voire le lendemain même du séminaire. Avec une majorité de retours sont positifs, ils sont également susceptibles de faire remonter des remarques constructives qui nous aident à améliorer certaines de nos démarches.

Dans la semaine qui suit le seminaire, nous faisons parvenir à destination de chaque participant le compte rendu de l’événement associé à un mot de remerciement dans la semaine qui suit. Afin de mémoriser divers moments du séminaire, en plus de divertir les participants, Au Carré peut installer une borne à selfies. Les photos recueillies sont envoyées à chacun après le séminaire.

Confier l’organisation des séminaires lyon à une agence évènementielle lyon

Les séminaires lyon risquent d’être ennuyeux, voire non productifs s’ils sont mal organisés. Si l’entreprise a, ne serait-ce qu’un petit doute, il vaut mieux appeler une agence évènementielle lyon. Plusieurs têtes pensantes s’investissent ainsi pour la réussite de l’évènement. Chacun sa spécialité, allant de l’étude de la nature même du séminaire, à la préparation des repas et collations, sans oublier la préparation des animations et des activités ludiques qui accompagnent les réunions.

Lorsque vous choisissez une agence évènementielle lyon, n’hésitez pas à évaluer son expertise en lisant les avis et les témoignages de ses précédents clients, en vérifiant ses compétences. Posez-lui des questions que vous jugez nécessaires. Regardez également si l’agence évènementielle lyon aime les défis d’organiser des séminaires lyon créatifs et surtout respectueux des budgets. Pouvant vous apporter plus, l’agence évènementielle Au Carré est le partenaire qu’il vous faut. Elle met tout en œuvre pour faciliter le déroulement de votre évènement.

Conclusion

L’expertise de notre agence événementielle « Au Carré » est confortée par les avis et les témoignages de nos précédents clients, validant notre sérieux et nos compétences.

Vous pouvez nous confier l’organisation de votre séminaire. Posez-nous les questions que vous jugez nécessaires. Prenez connaissance des défis que nous avons relevés en organisant des séminaires lyon créatifs toujours dans le respect du budget alloué aux evenements.
Nous sommes à votre service et l’agence événementielle Au Carré est le partenaire qu’il vous faut pour atteindre les objectifs de votre séminaire.
Nous mettons tout en œuvre pour faciliter le déroulement de votre seminaire et pour que vos attentes soient comblées.